Welche kostenlosen Tools steigern die Produktivität

„So, Aufgabe erledigt, was steht als nächstes an? Och, ich könnte ja auch eben kurz in den sozialen Netzwerken schauen, ob es was Neues gibt.“ Wer kennt den Gedankengang nicht!?  Selbst wenn wir nur wenige Minuten dort verbringen (was eher selten der Fall ist), so ist es am Ende des Tages die Häufigkeit dieser Besuche, die summiert einen erheblichen Teil der Arbeitszeit ausmacht.

Gründe für Prokrastination

Es gibt zwei Hauptgründe für Prokrastination, also das Aufschieben von Aufgaben durch Ablenkung:

1. Faulheit / fehlende Selbstdisziplin

2. Zu viel Arbeitszeit für zu wenige Aufgaben

Während uns Punkt 1 allen ein Begriff ist, klingt der zweite Grund doch zunächst etwas abwegig. Aber das Aufschieben der Arbeit aufgrund zu weniger Aufgaben ist ein unbekanntes aber gängiges Verhaltensmuster. Denn bevor wir vor dem Chef oder Kollegen zugeben müssen, dass wir nicht genügend Aufgaben haben, neigt der Deutsche gerne dazu, den Tag mit den gegeben Aufgaben zu füllen. Zu groß ist die Befürchtung, dass die gesamte bisherige Arbeitsleistung auf den Prüfstand gestellt wird. Dann lieber immer mal wieder ins Internet abschweifen und schon ist der Arbeitstag wieder vorbei. Dieses Verhalten geschieht oftmals unbewusst.

Für Unternehmen ist es deshalb wichtig, dass eine gute Führung die  oben genannten Gründe bei den einzelnen Mitarbeitern erkennt und die Arbeitsleistung durch verschiedene Maßnahmen verbessert.

Für angehende Führungsfrauen hingegen bedeutet dies, dass Prokrastination eines der größten Hindernisse für den Aufstieg auf der Karriereleiter ist. Als spätere Führungskraft gilt es frühzeitig Probleme innerhalb der Unternehmensprozesse oder dem Personal zu erkennen und Lösungen oder Chancen für das Unternehmen in der Zukunft auszuarbeiten. Dienst nach Vorschrift ist jederzeit ein Karrierehemmer und muss sofort abgestellt werden!

Tools als Hilfsmittel

Es ist bisher noch kein Meister vom Himmel gefallen und bei Führungskräften ist es ganz ähnlich. Wer sich ein hohes Maß an Selbstdisziplin erst beibringen muss oder das Abschweifen bei der Arbeit als eine ihrer Schwächen erkannt hat, die kann auf technische Hilfsmittel setzen.

Im nun Folgenden liste ich euch die Tools auf, welche ich vor einigen Jahren eingesetzt und zur Selbstüberprüfung immer noch teilweise nutze. Diese sind alle kostenlos (teilweise in der ausreichenden Liteversion) und können deshalb auch von euch sofort eingesetzt werden:

RescueTime – Die Übeltäter erkennen

Zunächst einmal sollte man wissen, wo man täglich wieviel Zeit im Internet verbringt. Dafür gibt es RescueTime. Einmal installiert läuft RescueTime im Hintergrund mit und ermittelt eine Statistik auf welchen Seiten man wie lange war. Da das Programm nicht täglich neu geöffnet werden muss, hat man spätestens nach 3 Arbeitstagen vollständig vergessen, dass das eigene Surfverhalten aufgezeichnet wird.

RescueTime sammelt die besuchten Internetseiten inklusive der Anfangs- und Endzeiten. Darüber hinaus werden, falls gewünscht, weitere Daten, wie Programmnamen, URL’s etc. erfasst. Alle Daten wertet RescueTime in Diagrammen aus. Die Lite-Version ist kostenlos und für 3 Monate nutzbar. Dies ist auch völlig ausreichend um herauszufinden, auf welchen Seiten man wie lange surft.

StayFocused – Webseiten begrenzen oder sperren

Nachdem du dank RescueTime eine Übersicht über dein Internetverhalten bekommen hast, gilt es nun die Zeit auf den nutzlosen Seiten zu begrenzen oder sogar zu sperren. Deshalb musst du mithilfe der Auswertung entscheiden, welche Seiten dich zu sehr von der Arbeit abhalten und du sie deshalb in Zukunft weniger besuchen willst.

Ist die Entscheidung getroffen, hilft das kostenlose Programm StayFocused (allerdings nur für Google Chrome, Alternative für Firefox ist Leech Block). Damit können einzelne Seiten gesperrt oder zeitlich begrenzt werden. Das Schöne an StayFocused ist die Flexibilität, die das Programm bietet. Die einzelnen Seiten können sogar nach Wochentagen unterschiedlich eingestellt werden, Zeitfenster oder maximale Verweildauer sind möglich, ein sofortiger Blocker für das gesamte Internet kann genauso aktiviert werden wie Black- oder Whitelists.

Steigere deine Produktivität

Der Mensch ist ein Gewöhnungstier. Bevor du StayFocused nutzt, werde dir bewusst wie viel Zeit du verschwendest und wie produktiv du hättest sein können. Ich bin mir sicher, dass in vielen Fällen diese „neugewonnene“ Arbeitszeit den Unterschied zwischen einem guten und einem herausragenden Arbeitnehmer ausmacht. Die Arbeitsleistung ist durch das fokussierte Arbeiten einfach höher.

Deshalb mache dir bewusst, was du erreichen willst und erstelle darauf basierend deine Blacklist. Die Welt geht ohne Facebook, Instagram und Co. nicht unter, nach kurzer Zeit bemerkst du allerdings, wie sehr sich deine Produktivität verbessert hat. Was gibt es für eine schönere Belohnung!?

Forest: StayFocused – Das Handy einfach mal liegen lassen

Ein weiteres nützliches Tool um auch die letzte Ablenkungsquelle zu eliminieren, ist Forest: Stay Focused. Hierbei handelt es sich um eine App für das Smartphone. Sicherlich ertappt sich jede von uns dabei, wie wir mehrmals täglich grundlos auf unser Handy schauen. Forest: StayFocused zeigt einem auf charmante Art und Weise, dass die letzte Nutzung noch gar nicht lange her ist.

Dies geschieht dank eines virtuellen Baums, der auf deinem Startbildschirm wächst. Dieser Baum benötigt 30 Minuten um vollständig ausgewachsen zu sein. Wird vorab eine App geöffnet, bricht der Wachstumsvorgang ab und der Baum stirbt. Falls unbedingt notwendig, können maximal drei verschiedene Apps freigeschalten werden, die während der Arbeitszeit (also während des Wachstums) genutzt werden dürfen. Passenderweise kann man anhand der Waldgröße am Ende des Tages erkennen, wie wenig man sich hat ablenken lassen.

Die Einstellung entscheidet

Jede von uns sollte sich bewusst sein, dass beruflicher Erfolg größtenteils durch die eigene Einstellung bestimmt wird. Deshalb kann ich es nur jeder (angehenden) Karrierefrau empfehlen, ihren Arbeitstag bestmöglich zu strukturieren. Dazu gehört vor allem das Verhindern von zeitraubender und sinnloser Ablenkung.

Also nutzt die technischen und dazu noch kostenlosen Möglichkeiten, die das Internet bietet. Bereits nach wenigen Tagen belohnt ihr euch selbst mit einer deutlich gestiegenen Produktivität!